Как не иметь проблем при работе с проектной документацией по электронной почте

Вам, как независомому инвестиционному консультанту (НТК) или как клиенту, прийдется пересылать нам большой объем документов, таких как Бизнес-План, технико-экономическое обоснование проекта, различные графические материалы, что занимает достаточно большой объем, как размер файла, и при пересылке по Интернету (электронной почте) не всегда заканчивается удачно. Аналогично, Вам прийдется получать документы от ГАС, поэтому мы бы хотели поделиться с Вами информацией о том, как это у нас происходит и почему. Владея информацией о том, как работает у нас прямой и обратный каналы связи с клиентом, Вы сможете их более оптимально использовать.

Итак, развитие связи от ГАС к клиенту претерпевало все время различных изменений, что было вызвано накопленным опытом работы и требованиями клиентов. Практика отправки писем клиентам показала, что часть отправленных нами писем до клиентов попросту не доходят или доходят с большим опозданием до нескольких суток. Другая причина, которая ухудшала работу - это поступление нам писем, которые не поддавались прочтению ни в какой известной кодировке. Причины здесь были разные:

• некоторые сервера имели ограничения на объем передаваемой информации
• некоторые сервера плохо работали с кодировкой КОИ-8 и WIN-1251
• некоторые сервера были перегружены и период их разгрузки мог длиться несколько дней
• другие известные причины

Разрешение всех этих проблем сводилось к тому, что нужно было отправлять почту клиенту таким образом, чтобы она уходила из офисной сети ГАС и попадала непосредственно на компъютер того провайдера, к которому подключен сам клиент. Образно говоря нужно ложить письмо непосредственно в почтовый ящик клиента. Такия отправка почты называется Direct Mail. Таким образом в офисе ГАС были установлены системы директ мейл с целью гарантированной доставки почты клиентам. Однако, директ мейл не решил проблемы поступления клиенту почты в нечитабельном виде, хотя ее снизил в несколько десятков раз. Если же Вам прийдет нечитабельное письмо, то мы Вам рекомендуем воспользоваться программой E Type Mail Decoder, которую раньше можно было выгрузить по адресу в Интернете http://www.enet.ru/~gorlach/ecoder/ При использовании Директ Мейл возникла другая проблема - невозможность быстро отправить почту на сервера в страны СНГ, где линии связи работают медленно и с перерывами. Иногда программа Директ Мейл по нескольку часов пытается связаться с хостом Провайдера в России, Польши, Румынии и никак этого зделать не может из-за того, что хост недоступен. Таким образом повышение надежности отправки почты, которая перестала теряться по пути следования породило другую проблему - проблему невозможности самой отправки. Эта проблема также была решена нашими техническими специалистами следующим образом. В офисах ниших деловых партнеров в Малайзии, Китае, Германии, Украине, Гонг-Конге были установлены специальные ФОРВАРДИНГОВЫЕ ПРОГРАММЫ, работающие по принципу ДИРЕКТ МЕЙЛ. Если Мы не можем в течении нескольких минут отправить письмо непосредственно клиенту в ящик при помощи программы ДИРЕКТ МЕЙЛ, то письмо автоматически отправляется на любой свободный форвардинговый сервер, который географически максимально близко размещен к получателю корреспонденции и через такой форвардинговый сервер корреспонденция отправляется уже непосредственно клиенту, но тоже при помощи ДИРЕКТ МЕЙЛ. Правда, подобная работа наших систем приводит некоторых клиентов в замешательство и они недоумевают, почему Ай-Пи адрес отправителя все время разный и меняется каждых несколько минут и как так может быть, что сейчас письмо отправлено из АЙ-ПИ адреса в Малайзии, через минуту из Канады, а через 30 секудн из Гонг-Конга. Чтобы клиенты не мучились в своих догоджках, мы им рекомендуем открывать свои почтовые адреса на серверах Европы и Америки, как например:

http://www.gmx.net

http://www.myrealbox.com

http://www.mailandnews.com

и на других серверах.

Теперь о проблеме инфицированности присылаемых нам документов. К нам приходят многие документы, которые содержат вирусы в составе документов Microsoft Word написанные на макросах или вирусы, которые приходят в составе отправлений электронной почты в виде прикрепленных к письмам файлов. Часть корреспонденции приходит не от самих клиентов, а якобы от имени клиентов, но посылаемые автоматически вирусами, которые отправляют электронную почту. Многие вирусы способны уничтожать антивирусные программы, которые (антивирусные программы) спокойно висят на компъютерах и не мешают больше вирусам делать свое дело. На наших глазах такими вирусами разрушался известный Доктор Вэб и многие другие антивирусные защиты. Наши специалисты считают, что наиболее эффективную защиту Вашего компъютера от вирусов обеспечивает НОРТОН АНТИВИРУС, который и Вам настоятельно рекомендуем установить на своих компъютерах.

На основании вышеизложенного мы могли бы нашим клиентам посоветовать придерживаться следующих рекомендаций для стабильной связи с нашей компанией и для надежного обеспечения документооборота.

Очень желательно:

1. открыть почтовый ящик в Европе или США
2. установить программу декодер для прочтения нечитабельной корреспонденции
   
   По возможности:
    
3. установить прграмму прямой доставки почты Директ Мейл
4. установить последнюю версию Нортон Антивирус (год работает бесплатно)

Если Вы не будете этого делать, то нет ничего страшного. Однако Вы должны понимать, что стабильность и надежность Вашей работы с нами будет снижена.

По вопросам работы Вебсайта обращайтесь к вебмастеру webmaster@capitalofsyndicate.com
Copyright © 1999-2003 Global American Syndicate